提交一份可以直接拿去做的爱心义卖活动策划, 核心内容包含六大模块, 这六个模块分别是活动定调、筹备分工、物资管理、当日执行、经费结算、总结归档。下面按照时间顺序来展开这些内容, 各个模块大家可以拿来就直接用。
01活动基本信息（提前30天确定）
活动名称需要明确公益的方向, 比如说像爱心义卖暖冬助学这样的话, 避免把这种和纯的商业促销混在一块儿。
把 目标金额 这个环节给做好, 就是去设定一个底线, 也设定一个冲刺的目标, 比如说底线是 2000 元, 目标值是 5000 元, 然后把这一点写到方案的首页上去。
时间地点: 你要专门去挑一个人流比较稳定的时段来活动, 在周末的上午十点到下午两点这个范围内去选择是比较合适的, 至于具体的地点呢, 在你开始前务必要提前走程序去找物业公司或者街道部门办理场地使用的相关审批手续。
受益对象: 这里需要把善款捐赠所对应的具体机构, 或者是具体的项目情况, 全都清楚地写下来, 并且还要附上这些机构的完整名称, 以及负责对接的人的信息, 这样一来, 就能保证整个过程是可追溯的。
02筹备阶段（提前20天启动）
人员分工表（建议6–8人）：
物资征集（提前15天截止）：
义卖物品的种类包含文具, 还有书籍, 另外也包括手工制作的物品, 也接受闲置的小家电使用, 但是要求成色必须达到八新以上的标准, 同时也允许销售食品和饮料, 不过这些食品与饮料必须含有生产日期。
对于每一件物品, 都要标注上编号, 要写上类别, 还要写明建议的售价, 然后把这些物品的信息统一地、毫无遗漏地登记到那个叫做《物资台账》的记录表格里面去。
对于食品这一种类的物资来说, 必须达到食品安全所提出的基本规范要求。而那些已经接近有效期的产品, 是不允许被允许陈列在货架上进行售卖的。
03当日执行流程
1. 现场组的成员在08:00–09:30这个时间段到达活动现场, 他们开始进行搭设展台的作业, 接着铺上桌布, 按照既定的区域要求把各种物品摆放整齐, 最后还要设置好收银台。
2. 从09:30–10:00这个时间段的安排来看, 总协调的工作是去检查物资编号, 看看它是不是和价格标签保持了一致。与此同时, 财务组那边也要清点备用金。
3. 10:00正式开售, 然后呢就是宣传组会在社群以及朋友圈这个位置去发布已经开售的这个动态内容, 以此来引导那个人流的走向。
4. 从10:00开始一直到14:00这段时间内, 销售活动一直都有在进行, 每隔两个小时财务组就会把收进来的钱汇总一下, 同时现场负责的人员再把找零需要的钱补给上。
5. 14:00–14:30 对剩余物资进行清点, 对于未售出的商品, 要将其登记下来, 然后选择退回或者捐赠。
6. 在14:30–15:00这个时间段, 要执行财务封账的操作, 具体来说就是要把总收入、总支出以及净善款金额这一些数据都计算清楚, 然后由三个人进行签字来确认这些数字。
04预算模板（单位：元）
05宣传与招募节奏
在距离活动开始还有20天的时候去发布一个关于这场活动的预告信息, 并且同时向公众开放志愿者身份的报名通道。
在T减15天的时候, 物资征集工作就会截止掉, 然后呢, 义卖品类清单也会公布出来。
在T减7天之际, 我们会发布第一波朋友圈和社群海报, 这些海报上会附带地图和时间信息。
在T-1这天, 进行集中推送动作, 并且由关键KOL或者班级群的管理人员负责转发。
在活动开展的那一天, 每隔两个小时要发布一次带有图片的文字描述, 以此方式来营造参与者能够融入其中的感觉。
06注意事项与风险预案
天气的情况是这样的, 如果遇到了中雨或者比中雨更大的雨, 需要提前4个小时来做出决定, 判断是不是要把活动转到室内的备选场地去进行, 并且要把这个决定的结果同步到社群里面。
财务安全: 在收银台这个地方, 会始终都有两个人在旁边值守着；针对每一笔收入的状况, 都会当场就把账给记下来, 不会把私自留下来。
关于合规这件事, 要求在善款的使用过程中必须出具捐赠凭证, 而且要在活动结束后短短7天的时间里就把收支明细给公示出来。
关于食品安全, 现场是不开放用来做自制的饮食的。对于要带出去的食物, 必须把它的外包装给留好。并且, 食品的日期也得留着别扔掉。
07收尾归档
在活动的结果出来以后的3天之内, 必须要完成好这几件事儿, 首先说第一件事呢, 那就是把募集到的善款给交上去指定的那个机构, 并且要把收据之类的回执单据给留存好了。第二件事就是说要发布一个带有图片和文字的那个总结报告, 这个总结报告里面是必须要包含着现场拍摄的照片, 还要有具体的金额公示情况。
第三件事则是要统一整理并归档《物资台账》、《收支明细表》, 还有《人员签到表》, 所有这些材料的保存时间是不能少于1年的, 这样做的目的就是为了防备后面可能的审计审查或者是重新进行评估复查工作。
以上方案属于通用框架, 可以根据学校、社区或者企业的不同场景, 去调整规模和细节, 核心原则是说每一笔钱都能追溯, 每一件物品都有去向, 每一位参与者都留有记录。
