社区志愿者管理的体系, 它的核心重点, 就是那个由招募和培训和调度和考核还有激励这五个环节所构成的闭环运转模式。下面这些内容, 是按照具体的操作先后顺序列出来的完整的建设路径方法, 大家可以直接拿它作为参考框架, 来用在社区的落地执行工作里面去。
明确组织架构与岗位职责
把“社区志愿服务工作站”设立为进行统筹安排的主体, 这个工作站的站长是由居委会主任或者是专职的社工来担任的, 在工作站下面设有招募组、培训组、调度组以及考核组这四个功能小组, 针对每一个岗位都要明确地写入在《岗位职责说明书》当中, 对汇报关系与响应时限做出规定, 这样做可以避免出现职责交叉以及互相推诿的情况。
招募与注册流程
所谓的招募渠道, 实际上包含了在社区的公共公告栏里面进行张贴这一种方式, 也包含了进入物业管理的微信群里面去发布消息这种方法, 还涉及到了针对周边的高等院校以及企业所进行的定点式的招募活动, 同时也包括了利用线上平台, 比如像“志愿汇”或者“北京志愿者网”这些属于当地官方性质的网站或应用程序来进行信息的发布和传播。
进行注册的时候, 需要填写《志愿者登记表》, 这里面要采集姓名、手机号、可服务时段、技能特长、紧急联系人；对于16周岁以下的情况, 是需要监护人签字的。
把档案建立好, 做到统一编号, 然后把它录入到社区志愿服务管理台账里面, 这个台账要同时做好纸质和电子两种备份, 服务时长就进行实时记录。
培训与能力提升
岗前培训是必须去做的, 内容包括社区的基本情况和安全相关的规范, 还有保密方面的纪律以及基本的急救常识, 时长规定不少于2个学时的时间, 在完成这些培训内容之后,需要经过考核并且成绩合格社区志愿者管理体系建设指南, 才允许正式开始上岗工作。
开展专项培训, 这种培训是应当按照实际需要进行安排。具体而言, 要围绕助老、儿童看护、应急互助这样的具体场景来举办, 而且每季度进行专题培训的次数最少也要达到1次。
要建立《培训档案》, 需要记录下每一次的培训的主题、时长的状况以及出席的人数, 这样的做法是为了把它用作为年度考核的依据。
服务排班与调度
这种模式采用了固定岗位搭配机动岗位的方式,其中固定岗位比如每周二和每周四在社区诊所进行导诊工作灵音心图, 排班是提前一个星期就弄好的, 而机动岗位主要是用来应对突发的活动或者是应急支援的情况, 这类人员是由调度组进行临时调配的。
对于排班工具这件事, 比较建议你采取使用共享日历的做法或者是使用"志愿汇"里面的那个排班模块的办法, 这样做就能够把因为采用纸质方式的排班信息所导致的滞后问题给避免掉。
一般单次服务的时间长度是不允许超过4个小时的, 然后要是连续进行服务的话, 那么服务的时长也是不允许超过3天的, 这样做的目的就是为了能够保证志愿者在身心方面都是处于安全的状态的。
考核激励与留存
参考考核的指标如下, 年度服务时长需要达到大于或者等于三十小时这个水平, 出勤率也得在大于或者等于百分之九十的位置以上才行, 培训参与率是要大于等于百分之八十的, 服务对象给出的满意度评分也应该是在大于等于百分之八十五的这个范围里面。
激励方式是这样的, 就是用服务时长去兑换社区的公益积分, 这个积分可以用来换图书或者是体检之类的东西；然后在年度之内会评选出优秀的志愿者,并且会给颁发证书；还会优先推荐去参加区级的表彰以及市级的表彰。
这个留存机制是这样的社区志愿者管理体系建设指南, 首先把志愿者微信群建立起来, 接着每月往群里推送社区动态, 同时还会推送服务反馈, 再有就是对那些服务时间超过1年的志愿者提供所谓的星级晋升通道。
高频问题与应对
志愿者的流动情况比较大, 这个问题可以采取的办法, 是把招募的周期时间缩短, 让它的节奏变成每个月进行一次, 这样做的目的, 是为了能够持续地获得新的成员力量, 另外还要去建立一种所谓的结对机制, 这种机制的名字叫作“老带新”。
在处理服务纠纷的时候, 可以在登记表里面加入《服务免责与保险说明》这一点。并且要为每一次的服务去购买短期的意外保险。这个所需的费用是从社区的经费里面列支出来作为支付的金额的。
台账存在不规范的问题, 具体表现为要求指定专人每周汇总一次数据, 在月末的时候报给站长进行审核, 以此来杜绝在年底突击补录的情况发生。
这个体系的构建工作并非是一项可以一蹴而就的工程, 因此建议将体系运行的评估频率设定为每半年进行一次。在开展评估的过程中, 需要紧密结合志愿者的反馈意见以及社区的实际需求状况, 从而对体系中的各种环节予以持续的改进和调整, 确保它们始终保持应有的活力和准确性。
