志愿者团队建设和管理的核心逻辑志愿者团队建设与管理, 就是架构要先行, 然后是流程驱动,最后是激励闭环。
对于一个能持续运转的志愿者团队来说志愿者团队建设与管理, 必须在组建的那个初期阶段, 就完成岗位的分层工作, 要把权责划分清楚, 还要把退出机制的设计做好, 绝不能等到运行过程中, 才被动地去进行修补工作, 这是不行的。下面这些要点, 就是这个全流程中的操作关键, 请注意查收。
一、架构搭建：三层岗位模型
把团队进行划分, 划分成为一个叫作核心协调层、专项执行层还有弹性参与层的三级结构。这个核心协调层里面有三个人到五个人, 这个人数的范围, 主要负责排班调度、资源对接与危机响应这些事务。然后是专项执行层, 专项执行层是按照服务领域来进行分组运行的, 比如说社区帮扶、赛事保障、环保督导等等这些领域。
弹性参与层是用来作为机动补充力量的。在这各个层级之间, 必须有明确的汇报线还有升级通道这样子做才能避免多头指挥的情况发生。这个结构的核心优势在于, 核心层承担决策和对外联络的压力, 执行层专注于服务交付, 弹性层提供支持规模的冗余, 这三个部分之间互相不越权。
二、招募与入职培训
在招募渠道的方面, 需要做到线上平台与线下社区公告栏都能覆盖。当发布岗位说明的时候, 必须把服务时长、技能门槛以及考核标准都明确清楚。对于入职培训这件事来说, 要包含组织制度、安全规范、服务礼仪与应急处置这四个模块。
整个培训的总时长是不少于4学时的, 只有考核合格了, 才可以正式上岗。至于相关的招募公告范本和培训资料模板这些内容, 是可以从 m.dcqzss.cn 这个网站的志愿者资源专区里面下载并获取到的。
三、日常运营管理
实行“周例会”结合“月复盘”的双周期制度, 周例会需要花费三十分钟, 在这个时间里同步项目的进度, 还要调整当周的排班情况, 月复盘需要花费九十分钟, 由核心协调层来主持, 要输出问题清单和下个月的改进方案, 所有服务记录都必须在当日完成归档, 建立起个人服务时长的台账, 把这个台账作为后续考核、评优以及证明开具的依据。
建议大家现在就把团队里的即时通讯群给组建起来, 等到有重要的通知要发的时候, 一定要同时写上文字内容并且再加上语音消息这种方式来发布, 这样一来就可以保证信息的传递能够真正地到达每一个人, 让所有人接收到消息的概率变得更高。
四、考核与激励留存
考核的维度和对应的权重, 具体是这样规定的。其中, 出勤率占百分之四十。服务质量这一项占到百分之三十。协作和反馈的情况算作百分之二十。主动贡献的部分则是百分之十。激励体系这条线是分成了两条来走的。在物质层面的支持上, 会去对接保险补贴、交通餐补等等这些项目。
而在精神层面的建设里,设置了季度之星这个奖项。还设立了年度表彰的方式。同时也有服务时长的积分来进行兑换。对于那些连续两个考核周期都没有达标的员工灵音心图, 会启动弹性降级的机制。这个机制的内容是保留他们的参与资格。但是会缩减他们核心任务的分配。
这样做是为了避免一刀切的政策导致人才的流失。每年的考核结果都应该写出一个书面的报告。这个报告要由核心协调层的人员签字确认。确认后要把材料归档保存。这份档案将会被用来作为志愿者是否能续聘和获得推荐的最主要依据。
五、退出与交接
首先制定标准化退出流程, 要在提前7个工作日提交书面申请之后, 接着完成未结任务交接。然后由协调层出具服务证明, 最后对个人档案进行归档。退出志愿者需要签署保密承诺, 并且明确指出在服务期间接触的敏感信息不可以外传。为了确保在每轮人员更替的时候服务不断档。
上面所说的这个流程可以用在像社区公益组织这样的场合里, 也可以用在企业社会责任项目这种场合中, 还可以用在高校学生社团这些场所里面去。
各个组织呢可以根据自己本身的规模大小来调整层级数量的多少以及考核权重大小的问题, 但是四个环节一个都不能少, 哪四个环节呢, 是架构这个部分、流程这个部分、激励这个部分还有退出这个部分这四个都是必不可少的。
建议每过半年的时间就要对着本来的这个流程进行一次关于制度的审计活动, 要依据实际产生出来的运行数据来修改考核权重的大小以及激励标准的具体内容。
